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Quelles solutions pour la gestion des contrats en entreprise ?

L’entreprise va toujours de pair avec les contrats. Ce sont ces documents qui lui permettent d’aller de l’avant, à la fois d’un point de vue purement financier – via l’argent généré par la signature et ce qu’elle implique – et d’un point de vue technique, grâce aux rouages des partenariats divers dans lesquels l’entreprise s’engage. En définitive, le contrat est l’épicentre de la relation commerciale. C’est la zone désincarnée où tout se produit : échanges, communications, gestion, dialogues, négociations…


 

Or c’est avec de grands pouvoir que viennent de grandes responsabilités. La gestion de contrat est une charge considérable, sans doute l’une des plus considérables, tous maillons de la société confondus.

Par conséquent, quelles solutions s’offrent à vous, entrepreneurs désireux d’optimiser votre fonctionnement, de maximiser votre rentabilité ? Quelles solutions s’offrent à vous pour que gérer les contrats devienne un atout plus qu’une contrainte ?

Les bonnes raisons de renoncer au traitement manuel

Le fait-main est une qualité, c’est indéniable, personne ne devrait remettre les prouesses de l’Homme – dont les mains ont bâti des empires – en question. Cependant, un détail majeur se doit de ne pas rester dans l’ombre : le fait-main est une qualité valorisante dans certains domaines, et une qualité bien moindre dans d’autres. C’est pourquoi cette solution semble préférable. Lorsqu’on parle de contrats, voilà ce en quoi résulte la gestion manuelle des dossiers :

  • Retards
  • Coûts élevés (en partie engendrés par les retards susnommés)
  • Consommation de papier excessive et littéralement hostile à l’environnement
  • Risque d’égarer une feuille (la plus indispensable, comme par hasard), d’oublier un dossier parce qu’on est surchargé…

En outre, l’entreprise qui choisit de laisser une seule personne s’occuper de la gestion de contrat, joue indubitablement un jeu dangereux. On pourrait aller jusqu’à dire que c’est de la folie. Compte tenu de l’importance que revêt un contrat pour n’importe quelle société (imaginez un peu les flux monétaires parfois générés par la signature d’un contrat entre une agence et une multinationale cliente, pour ne citer qu’un exemple), il est plus que temps, aujourd’hui en 2017, de prendre conscience que l’informatique a les moyens d’épauler l’humain, à tous les niveaux de la vie, mais surtout, dans le cadre professionnel.

Les bonnes raisons de virtualiser et d’automatiser la gestion de contrat

Lorsqu’une personne gère un contrat, il est normal qu’elle fasse des erreurs. Elle passe du temps dessus, manque de recul, se retrouve prise par d’autres activités chronophages à l’exécution simultanée indispensable… en somme, elle prend le risque de voir sortir du four un contrat définitif bourré d’erreurs, arrivé en retard et, d’une manière générale, mal exécuté.

L’automatisation, c’est l’assurance d’un suivi impeccable du cycle de vie du contrat. Le système informatique, dans toute sa splendeur et sa cohérence, joue un rôle quasi-maternel vis-à-vis du contrat. La gestion de contrat devient pour vous un détail en termes de tâches, mais un véritable atout en termes de qualité. Cette perspective n’est-elle pas autrement plus reluisante ?

L’aspect humain n’est pas négligé pour autant

On pourrait arguer que l’Homme se laisse envahir peu à peu par les machines, plus compétentes, plus fiables, plus parfaites dans tous les domaines de la vie. On pourrait redouter que les robots ne finissent pas dominer le monde. Or c’est loin d’être le cas. Une gestion de contrat virtualisée et automatisée ne se passe pas sans la supervision – et même l’action – d’une personne de chair et d’os.

En outre, la gestion de contrat restera bel et bien l’apanage d’une personne (voire même d’un service dédié), à la seule différence que cette personne jouira des avantages et de la sécurité d’un système centralisé, optimisé et opérationnel à plusieurs niveaux. C’est la différence entre un alpiniste qui aurait le choix de gravir la montagne tout nu, ou alors équipé du meilleur matériel et des vêtements les plus adaptés.


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