La gestion des notes de frais constitue l’une des choses que l’on repousse volontiers au lendemain car elle peut être rébarbative. Elle admet beaucoup de tâches administratives qui prennent du temps. La gestion numérique peut être solution pour être plus productif
27 minutes en moyenne par note de frais
Une étude menée en 2017 par l’institut OpinionWay pour le compte de Concur, a révélé que chaque salarié passe en moyenne 27 minutes par note. Certains salariés (21%) passeraient même plus de 30 minutes sur leurs notes de frais. 27 minutes mises à profit pour :
- Scanner les justificatifs ou les photocopier
- Saisir les informations dans un tableau Excel, ou même parfois sur un formulaire papier
- Transmettre les données à son manager ou aux RH par courriel, voire directement de la main à la main
En effet, 95% des salariés conservent les justificatifs papier (tickets ou facture). Parmi eux, 73% les transmettent au service de leur entreprise en charge de la gestion des notes de frais. Ils sont même 83% à les transmettre dans les sociétés de plus de 800 salariés.
Tout cela pour une seule note. Imaginez que vous en ayez 5 par semaine ! Soit près de deux heures pour les traiter.
Des logiciels pour numériser les justificatifs
59% des salariés ne sont pas équipés d’une solution applicative de gestion des notes de frais qui numérise les justificatifs. Mais 83% d’entre eux accueilleraient favorablement une telle fonctionnalité.
Parmi les 41% équipés, 42% des salariés soulignent le gain de temps permis. 38% constatent qu’ils sont remboursés plus rapidement. 31% sont remboursés même s’ils ont perdu le ticket.
Ainsi, il peut être intéressant d’équiper son entreprise d’un logiciel spécialise qui fait gagner du temps à tout le monde :
- Les utilisateurs qui demandent un remboursement
- Les employés qui traitent les demandes de remboursement
- Les managers qui les valident
Il faut aussi choisir une application qui permet de numériser facilement les justificatifs papier, et qui prend en compte les factures électroniques.
Valeur identique des formats numérique et papier
Cela est d’autant plus d’actualité que l’arrêté du 22 mars 2017 autorise désormais les entreprises à conserver au format numérique des factures initialement émises au format papier. Et donc à ne plus archiver ces dernières. Aujourd’hui, le Fisc accorde la même valeur aux justificatifs numériques que papier. Quelques conditions toutefois :
- Les couleurs doivent être reproduites à l’identique
- La compression est autorisée s’il n’y a pas de pertes
- Le format PDF est obligatoire
- L’heure et la date du scan doivent être indiquées sur le document
- Il doit comporter une signature électronique
- Archivage des documents en ligne et accessibles pendant la durée légale
Ainsi les sociétés ont la possibilité de s’affranchir des tâches chronophages et sans valeur ajoutée de gestion des documents papier. Le coût de stockage des archives, pouvant aller jusqu’à 10 ans, constitue aussi un poste de dépenses en moins. De même que la manipulation desdites archives en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Cependant, il faut choisir un outil simple et ne pas surcharger les processus. En effet, parmi les utilisateurs actuels des solutions du gestion des notes de frais, 27% n’utilisent pas la fonction de numérisation des documents. Et ce pour les raisons suivantes :
- Cela prend trop de temps dû à une interface compliquée
- Il faut quand même fournir les documents papiers à l’entreprise
- Il manque des équipements pour scanner
Pour cette dernière remarque, sachez qu’il existe des applications qui permettent de scanner les documents via un smartphone.
