Depuis toujours les entreprises ont été soumise à l’obligation de stocker et d’archiver minutieusement de nombreux documents constituant des preuves, ou des rapports liés à leur activité.
C’est une obligation réglementaire imposée par la Direction de l’information légale et administrative. Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit ainsi être archivé par cette dernière pendant une durée minimale variable.
La durée de conservation dépend évidemment du type de document concerné. L’entreprise peut également décider de conserver les fichiers plus longtemps que l’obligation légale.
Attention toutefois, si ces documents contiennent des données personnelles sur des clients par exemple, l’entreprise a une obligation de les supprimer au bout d’un délai donné.
En matière de moyens, l’organisation est libre de choisir la méthode à mettre en œuvre pour procéder au stockage et à la classification des documents. Elle peut être physique ou numérique, même si la deuxième solution est de plus en plus plébiscitée.
Archivage électronique : outils et solutions
Comme archiveco.fr société spécialisée dans l’archivage électronique, de nombreuses offres de service se sont développées sur internet. Porté par la vague des services en ligne, ces solutions proposent divers outils pour accompagner les entreprises dans le stockage de leurs documents au format numérique.
Leur système d’archivage électronique permet un gain de temps considérable et est combiné à un stockage physique de documents imprimés. Preuve d’une conscience des besoins auxquels sont confrontés les organisations. Un système d’archivage électronique et physique à la fois, preuve d’une solution complète et adaptée.
Ces services sont en fait proposés par des entreprises déjà spécialisées dans le service de stockage des documents. Ils bénéficient ainsi de l’expérience nécessaire dans le domaine, tout en ayant suivi les innovations technologiques pour prendre le virage du digital.
Elles sont ainsi aptes à proposer un service complet et en phase avec les caractéristiques actuelles du monde de l’entreprise. Parmi les services proposés : stockage de documents papiers mais aussi audiovisuel, numérisation de fichier, archivage électronique et papier, etc.
Une formule complète qui permet de répondre aux besoins en matière de classification des documents, une discipline fortement réglementée.
Des contraintes légales importantes
Le système de stockage des données n’est pas à prendre à la légère car le cadre légal qui gravite autour est important. La loi oblige ainsi toute organisation à conserver les éléments qui peuvent attester de son activité en cours d’existence.
Les délais de prescription varient en fonction du type de données à conserver, on distingue ainsi : pièces comptables, documents civils ou commerciaux, fiscaux, sociaux (pour les sociétés commerciales) et enfin les pièces relatives à la gestion du personnel.
En fonction de la nature de la pièce, la durée de conservation est dictée par le code du commerce, civil, de la consommation, etc. Certains éléments comme le registre comptable doit être conservé pendant 10 ans après clôture de l’exercice.
Une police d’assurance, elle, doit être stockée pendant 2 ans à partir de la date de résiliation du contrat. Vous pouvez consulter les délais de prescription légaux sur le site du service public.
Enfin en matière de récolte de données, les sociétés ont également une obligation de destruction de certains éléments comprenant des données personnelles. Là aussi, la réglementation est importante en la matière.
Quelle que soit la méthode d’archive utilisée, elle doit pouvoir être tracée. Il existe également plusieurs niveau de stockage : la base active (archive courante), les archives intermédiaires qui présentent un accès restreint et les archives définitives dans le cas où les données collectées présentent un intérêt scientifique ou historique par exemple.
Plus d’informations sur la collecte de données rendez-vous sur le site de la CNIL.
